La certification Qualiopi est devenue incontournable pour les organismes prestataires d'actions concourant au développement de compétence (OPAC). En France, elle est la seule qui donne droit au fonds de financement (mutualisés ou publics) et à certaines aides financières. Cette marque de certification est octroyée par des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC (Comité français d'accréditation). Instaurée par le Gouvernement, elle s'insère dans une logique d'amélioration qualitative de la formation professionnelle en France. Cependant, l'obtention de Qualiopi demande de l'organisation. Bien sûr, de nombreuses erreurs peuvent être commises tout au long du processus. Cet article met en lumière les erreurs courantes à éviter pour garantir une démarche qualité sans faille.
Sous-estimer l'importance de la documentation et des preuves
La documentation et les preuves jouent un rôle fondamental dans le processus Qualiopi. Les négliger revient à réduire vos chances d'obtenir la certification.
L'importance de la documentation
Une documentation rigoureuse témoigne de votre capacité à justifier le respect des normes, des critères et des indicateurs du référentiel durant l'audit. Elle permet d'identifier en temps voulu les domaines d'amélioration et de suivre vos progrès continuellement. Autrement dit, elle contribue à l'amélioration de vos prestations.
Des documents aussi clairs qu'accessibles garantissent la transparence de vos opérations. Ils renforcent par la même occasion la confiance des différentes parties prenantes, y compris les financeurs et les apprenants. La documentation participe à la formation du personnel et à la communication des procédures internes. Elle assure que tout le monde est au même diapason et que les processus sont exécutés correctement. En cas de réclamation ou de non-conformité, il est possible de retracer les actions et d'identifier la source des problèmes grâce à la documentation.
Les registres et les journaux permettent quant à eux l'enregistrement de vos activités quotidiennes. À ce titre, ils peuvent servir de preuves durant l'audit.
Qu'en est-il des preuves ?
Les preuves attestent de la conformité de vos pratiques de formation et de vos processus internes aux exigences du référentiel Qualiopi. Elles renforcent votre crédibilité auprès des auditeurs, des financeurs et des apprenants qui perçoivent ainsi votre engagement actif en faveur de la qualité. De plus, les preuves sont des éléments tangibles qui corroborent les informations de la documentation et sont indispensables pour réussir l'audit.
Vous pouvez vous appuyer dessus pour mesurer l'efficacité de chaque action entreprise et identifier les axes d'amélioration pour accroître la qualité de vos prestations. Dans l'éventualité d'une réclamation ou d'un litige, les preuves documentées fournissent un historique précis qui peut intervenir dans la résolution équitable des soucis. Elles peuvent se présenter sous différentes formes, allant des procédures écrites aux audits internes, en passant par des témoignages de clients, des enregistrements, etc.
Prenez le temps de comprendre les exigences du référentiel en vigueur pour obtenir Qualiopi et instaurez un système de documentation efficace. Collectez des preuves suffisantes pour étayer les informations contenues dans les documents. Veillez ensuite à former rigoureusement les équipes à l'importance de ces éléments.
Négliger la formation et l'engagement du personnel à la démarche Qualiopi
L'acquisition de la certification Qualiopi ne peut se résumer à une simple formalité administrative. Elle implique une adaptation de l'organisation ainsi qu'une appropriation de la démarche par les collaborateurs. Ces derniers constituent les premiers acteurs de la qualité. Ce sont eux qui s'occupent de la mise en œuvre quotidienne des processus et procédures établis. S'ils ne sont ni formés ni impliqués dans la démarche Qualiopi, alors il leur sera impossible d'assurer la qualité des formations dispensées.
Une formation complète et qui couvre tous les aspects du référentiel leur permettant à chaque membre de l'équipe de comprendre pleinement les objectifs et les exigences de la certification convoitée. Elle l'aide à maîtriser les méthodes ainsi que les outils de la démarche et à adhérer aux principes et aux valeurs sous-jacents. Les sessions d'apprentissage doivent toutefois être récurrentes pour vous assurer que le personnel reste informé des dernières évolutions des normes.
Vous avez également tout intérêt à impliquer activement l'ensemble du personnel. L'engagement doit émaner de la direction pour ensuite s'étendre à tous les niveaux hiérarchiques. Il faudra promouvoir une culture qui valorise la qualité et qui responsabilise les collaborateurs dans son maintien. Mettez en place un dispositif de reconnaissance en vue de souligner l'importance des contributions individuelles.
Un personnel bien formé et engagé réduit les risques de non-conformité durant l'audit. Il donne une impression positive aux auditeurs et assure que les processus se déroulent sans accroc et conformément aux contraintes de Qualiopi.
Ignorer les exigences spécifiques des indicateurs Qualiopi
Qualiopi s'appuie sur le Référentiel National Qualité (RNQ) défini par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019. Ce référentiel est constitué de 7 critères qualité subdivisés en 32 indicateurs pour lesquels vous devrez préciser votre process. Chaque indicateur a une signification précise et répond à un objectif de qualité spécifique. Il a ses propres exigences qui doivent être respectées.
Les indicateurs Qualiopi vous permettent de mesurer objectivement la conformité de votre organisme aux exigences du RNQ. Ils vous aident à identifier chaque domaine clé sur lequel concentrer les efforts d'amélioration pour répondre aux attentes des auditeurs et des parties prenantes. Leur bonne maîtrise peut booster votre visibilité et votre compétitivité sur le marché de la formation. Elle aboutit de surcroît à une meilleure satisfaction des apprenants et des financiers.
Par conséquent, ces mêmes indicateurs ne se limitent pas à de simples mesures de sécurité. Ils constituent des outils stratégiques qui permettent d'assurer une offre de formation hautement qualitative. Ils sont indispensables pour démontrer l'efficacité de votre organisme et son engagement envers l'excellence en matière de professionnelle. Sous-estimer leur importance vous expose à un risque élevé de non-conformité et pourrait compromettre vos chances de bénéficier de la certification Qualiopi.
Omettre le suivi et l'amélioration continue après l'audit initial
L'obtention de la certification Qualiopi n'est pas une fin en soi. C'est plutôt le commencement d'un processus d'amélioration continue de la qualité des formations que vous dispensez. Le RNQ exige que vous mettiez en place un système de suivi rigoureux. Ce dispositif permet l'évaluation de la performance et l'identification des axes d'amélioration. Il vous permet ainsi de préserver un haut niveau de qualité de vos prestations, de vous engager durablement envers l'excellence et de vous démarquer sur le marché.
S'ajoute à tout cela le maintien de votre certification Qualiopi. En effet, votre organisme fera l'objet d'un audit de surveillance entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d'obtention du certificat. Cet audit a pour objectif de vérifier que les indicateurs du RNQ sont toujours respectés et que toutes les procédures et pratiques validées lors de l'audit initial restent en vigueur.
Sa préparation passe inexorablement par l'élaboration ainsi que le maintien d'un système de suivi et d'amélioration continue. Il est impératif de réviser les non-conformités initialement identifiées et de vous assurer que les plans d'actions correctives ont été mis en place efficacement. Analysez les résultats des autres indicateurs et faites des rectifications si nécessaire. Gardez une documentation à jour et exhaustive de l'ensemble des activités de conformation et des preuves de conformité. Si de nouveaux changements ont eu lieu depuis l'audit initial, préparez tous les éléments permettant de justifier ces aspects.