Le télésecrétariat médical est un service de soutien à distance qui permet de vous épauler que vous soyez un médecin ou un autre professionnel de santé qui possède un cabinet. En ayant recours à ces prestataires, vous bénéficiez d'une aide dans la gestion de tâches administratives comme la prise de rendez-vous, la saisie des données des patients, la transcription, etc. Pour profiter de l'offre la plus intéressante, nous vous recommandons de travailler avec un partenaire qui comprend vos besoins et qui possède également une solide expérience dans le domaine.
Définissez clairement vos besoins et vos attentes envers le service de télésecrétariat
Avant de contacter l'entreprise de télésecrétariat avec laquelle vous souhaitez collaborer, pensez à faire un état des lieux des compétences que vous recherchez chez ce futur partenaire. Agir ainsi vous permet de déterminer le service dont vous avez besoin, mais aussi la société qui répond le mieux à vos exigences. Puisque différentes solutions de télésecrétariat médical existent, il est préférable d'analyser vos besoins en tenant compte des points suivants :
- vos créneaux horaires, car toutes les entreprises ne proposent pas des offres qui prennent en compte les week-ends,
- la moyenne d'appels que vous recevez en un mois,
- les tâches que vous souhaitez déléguer,
- le budget dont vous disposez.
Enfin, il est possible de demander une démonstration à votre prestataire de service. Cette dernière vous permet de vérifier qu'il possède les compétences que vous recherchez.
La mise en place d'une communication fluide et régulière avec le prestataire
En choisissant d'externaliser le secrétariat de votre cabinet médical, n'oubliez pas de régulièrement communiquer avec votre prestataire. Fonctionner ainsi est le meilleur moyen de vous tenir à jour en ce qui concerne ses compétences, mais aussi de vous assurer qu'elles vous conviennent toujours. Enfin, cette façon de faire est idéale si vous envisagez de lui faire part de votre expérience en tant que client.
La mise en place d'une communication fluide et régulière est aussi utile lorsque vous avez des questions ou que vous souhaitez attirer l'attention du prestataire sur certains éléments. Lors du choix de votre plateforme de télésecrétariat, veillez à être clair sur le type de service que vous souhaitez recevoir. Par ailleurs, nous vous recommandons de vérifier que les prestataires qui vous seront affectés disposent d'une expérience avérée.
Télésecrétariat médical : formez votre équipe à l'utilisation des outils
Les secrétaires médicaux sont des professionnels qui interagissent très souvent avec votre personnel ainsi que vos patients. Pour exceller dans ce domaine, ils doivent posséder certaines qualités comme le fait d'avoir un grand sens de l'organisation. À cela doit s'ajouter l'empathie, l'adaptabilité ainsi que l'amour du travail en équipe. Si des connaissances dans le domaine médical sont indispensables, il est également nécessaire qu'ils maîtrisent l'outil informatique et qu'ils sachent gérer les appels téléphoniques.
Pour exceller dans la tâche que vous souhaitez leur confier, vos secrétaires médicaux doivent suivre une formation approfondie. Cette dernière leur permettra de vous garantir des prestations de services qui sont d'une qualité remarquable. Ladite formation prend généralement en compte la redirection des appels vers les postes internes, l'émission d'appels pour des actions de marketing ainsi que la gestion des rendez-vous et des messages. Enfin, chaque opérateur qui vous sera assigné a l'obligation de se familiariser avec les procédures de votre entreprise.