Vous vous apprêtez à faire l'acquisition d'une imprimante multifonction laser couleur pour votre entreprise ? Mais face à la pluralité des modèles proposés sur le marché, vous avez du mal à vous y retrouver ? Que vous soyez une petite entreprise en pleine croissance ou une grande entité déjà établie, ce guide vous permettra de faire un choix judicieux.
Comprendre les besoins de votre entreprise en matière d'impression
Avant de mener vos recherches, prenez le temps de clarifier vos besoins spécifiques. Il convient en premier lieu d'analyser la quantité de documents que votre entreprise imprime régulièrement. C'est ce qui vous permettra de faire un choix judicieux en matière de capacité du bac de papier et de vitesse d'impression. Ensuite, identifiez les types de documents que vous imprimez fréquemment. S'agit-il de brochures, de rapports, de factures ou de graphiques en couleur ? La qualité d'impression et la gestion colorimétrique sont des critères importants en l'occurrence.
Vient ensuite la considération de la fréquence à laquelle l'imprimante multifonction sera sollicitée. Pour un usage intensif, faites le choix d'un modèle fiable et robuste. Pour une utilisation occasionnelle, investissez dans un appareil plus simple, mais qualitatif. Hormis l'impression, portez attention à vos besoins en matière de fonctions supplémentaires telles que :
- la numérisation,
- la copie,
- la télécopie,
- le fax,
- le scan vers un fichier informatique,
- le stockage cloud…
Notez que les imprimantes multifonctions doivent offrir une polyvalence accrue. Assurez-vous également que le modèle que vous choisissez est compatible avec vos appareils. N'oubliez pas d'examiner les coûts d'exploitation : encre, maintenance, pièces de rechange…
Les critères de sélection d'une imprimante multifonction adaptée
Si vous souhaitez vous équiper d'une imprimante professionnelle multifonction adaptée, ne négligez pas les aspects techniques et fonctionnels. Citons tout d'abord la résolution qui détermine la qualité et la netteté des impressions. Elle est généralement exprimée en points par pouce ou DPI. Pour une impression de documents standard, une résolution de 600 DPI est suffisante. Pour des photos ou des graphiques, un indice de 1200 DPI ou plus est préconisé.
Il y a lieu ensuite de considérer la vitesse d'impression qui est mesurée en page par minute (PPM). Faites votre choix en fonction du volume de documents à imprimer. Plus il est important, plus vous aurez besoin d'une vitesse d'impression élevée. Quant à la capacité de papier, elle détermine le nombre de feuilles que le bac d'alimentation peut contenir. Si vous imprimez fréquemment un grand nombre de documents, optez pour une imprimante laser multifonction avec une capacité de papier importante.
Certains appareils offrent des options de finition telles que la perforation, la reliure, l'agrafe… Ces fonctions peuvent s'avérer essentielles si vous avez besoin de documents professionnels bien présentés. Vous avez besoin de copier ou de numériser certains supports ? Assurez-vous que l'imprimante dispose de ces fonctionnalités. N'oubliez pas de vérifier la qualité de la copie et de la numérisation, mais également la vitesse et la variété des formats pris en charge.
De plus, votre machine doit disposer d'options de connectivité adaptées : USB, Wi-Fi, Ethernet… Si vous voulez que plusieurs utilisateurs puissent la partager, une connexion réseau est indispensable. Pour ce qui est des fonctions supplémentaires, choisissez celles qui vous seront utiles au quotidien. Quoi qu'il en soit, pensez à la sécurité des données en choisissant un modèle disposant de fonctions de sécurité comme l'authentification par carte et l'impression confidentielle. Outre tous ces critères de choix, veuillez considérer la réputation de la marque, la qualité du service après-vente et le prix de l'imprimante.
Les technologies d'impression : laser vs jet d'encre
Une imprimante laser utilise la technologie laser pour imprimer des textes ou des images sur des papiers. Le transfert du toner (encre en poudre) se fait grâce au principe électrostatique. Sa capacité à créer des impressions aussi précises que nettes est l'un des avantages d'une imprimante laser. Sa vitesse d'impression conséquente et sa haute résolution en font un choix judicieux pour l'impression de documents professionnels tels que les rapports, les présentations, les brochures… Elle est particulièrement robuste et conçue pour une utilisation intensive. Bien qu'elle ait un coût initial plus important, ses coûts d'exploitation sont souvent plus bas à long terme. Les cartouches de toner ont une durée de vie plus longue que les cartouches jet d'encre. D'ailleurs, l'imprimante en question est moins susceptible de nécessiter des réparations fréquentes. Il faut aussi savoir qu'elle est préférée dans le monde professionnel du fait de sa fiabilité et de sa qualité professionnelle. S'ajoute à cela le gain de productivité à la clé : la machine peut gérer efficacement les volumes importants de documents.
Une imprimante jet d'encre, pour sa part, projette de minuscules gouttelettes d'encre sur les papiers à l'aide de petites buses. Elle a généralement un coût initial plus bas que les modèles laser. Toutefois, ses coûts d'exploitation peuvent être plus élevés puisque l'on est amené à remplacer fréquemment les cartouches d'encre. Cette machine offre une qualité d'impression appréciable pour les photos et les graphiques en couleur. Elle est idéale pour les impressions artistiques et les projets créatifs. Elle est de surcroît polyvalente dans le sens où elle peut imprimer sur différents types de supports, tels que le papier photo ou les étiquettes.